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AVIS DE CONFIDENTIALITÉ APPLICABLE AUX CANDIDATS

La Société MavTek Inc., (ci-après dénommée « MavTek », " « Nous », ou « Notre »), s’engage à protéger votre vie privée.  Nous sommes responsables du traitement des renseignements personnels que vous fournissez lors de votre démarche de candidature.  Ceci souligne notre responsabilité et décrit la façon dont nous recueillons, stockons et utilisons vos renseignements personnels.  Le présent Avis de confidentialité s’applique à tous les individus qui présentent leur candidature à un poste, au sein de MavTek, indépendamment de la méthode utilisée pour postuler (en ligne, en personne, etc.).

1. Les renseignements que nous recueillons 

Lorsque vous exprimez un intérêt à faire partie du personnel de MavTek et débutez votre démarche de candidature, nous recueillons certains renseignements vous concernant.  La collecte de ces renseignements est essentielle et assure que nous recrutons les profils les plus à même de réussir dans le contexte de la position ouverte.  La liste ci-dessous décrit plus en détail les types de renseignements que nous recueillons pendant le processus de recrutement :

CV et lettre d’accompagnement: nous examinons avec attention votre CV et votre lettre d’accompagnement, afin de bien comprendre vos antécédents professionnels, vos qualifications et l’expérience que vous apportez.

Formulaire de candidature: ce formulaire recueille certains détails, par exemple vos coordonnées personnelles, vos emplois antérieurs, vos antécédents scolaires, vos compétences et des références d’emploi, entre autres choses.

Processus d’entrevue: des notes ou des rétroactions provenant d’entrevues en personne, téléphoniques ou entrevues virtuelles, nous permettent de déterminer votre aptitude à l’emploi proposé et au sein de notre organisation.

Vérification des références: à votre convenance, nous pourrons communiquer avec vor répondants afin de corroborer les renseignements que vous avez fournis et de recueillir des renseignements concernant votre éthique professionnelle et vos capacités.

Vérification des antécédents: nous engageons des fournisseurs de services tiers afin de réaliser une vérification de vos antécédents, pour tous vos rôles, garantissant ainsi l’objectivité de la vérification.  Ces contrôles comprennent la vérification de vos diplômes, de vos emplois antérieurs et des antécédents judiciaires visant à garantir la véracité de vos renseignements.  Les résultats de ces vérifications sont fournis comme étant soit « acceptés » ou « non acceptés », sans dévoiler d’autres détails.

Plateforme en ligne: nous pouvons parfois nous servir de plateformes en ligne, par exemple LinkedIn, afin de recueillir des informations supplémentaires ou de valider les détails que vous avez fourni.

Votre confiance est importante pour nous et nous aspirons à la transparence, l’équité et le respect de votre vie privée, tout au long du processus de collecte de données.

2. Collecte de données personnelles sensibles

Dans certains cas nous pouvons recueillir des détails personnels de nature sensible.  Par exemple:

 

Des données démographiques: ceci peut comprendre des renseignements comme l’âge, le genre, l’ethnicité, etc.  Ces données nous permettent de respecter nos obligations juridiques et motive notre engagement envers un lieu de travail diversifié et inclusif.


Renseignements concernant la santé: nous pouvons recueillir certains renseignements concernant la santé pour les rôles exigeant des besoins physiques spécifiques ou liés à la santé, ou pour nous assurer de prévoir des mesures d’adaptation dans le lieu de travail, au besoin.

Nous tenons à vous assurer que tous les renseignements de nature sensible que nous recueillons sont traités dans le plus grand respect de la confidentialité.  Votre participation à la fourniture de données de nature personnelle est facultative et notre premier objectif est toujours de vous offrir un soutien lors du processus de recrutement, tout en garantissant un environnement sécuritaire et inclusif pour tous les employés.

3. Façons dont nous recueillons vos renseignements 

MavTek utilise diverses méthodes afin d’assurer que nous disposons de données globales visant à faciliter notre processus de recrutement.  La liste ci-dessous présente un résumé des façons que nous utilisons pour recueillir les renseignements concernant les candidats potentiels:

Interactions directes: l’essentiel des renseignements que nous recueillons provient d’interactions directes.  Ceci englobe les détails que vous fournissez sur les formulaires de recrutement, ceux provenant des CV et des lettres d’accompagnement et les détails recueillis lors des entrevues.


Partenaires de recrutement: nous collaborons avec des agences de recrutement spécialisées afin de cibler les meilleurs candidats possibles pour les postes offerts.

Rétroactions de répondants: aux fins de compréhension globale de vos capacités et de vos performances antérieures, nous communiquons parfois avec les répondants que vous avez indiqués.  Leurs opinions permettent d’étendre notre perspective de votre adéquation à l’emploi offert.

Vérification des antécédents: afin de maintenir l’intégrité de notre processus de recrutement, nous pouvons à l’occasion engager des prestataires de services tiers afin de vérifier vos antécédents, y compris vos diplômes, vos dossiers d’emploi, etc.

Recherche en ligne: les plateformes comme LinkedIn et autres réseaux professionnels nous permettent d’obtenir une meilleure compréhension de votre parcours professionnel et de vos réalisations.

Indépendamment de la source, nous nous engageons à traiter tous les renseignements recueillis avec les plus hauts critères de transparence et de confidentialité.  Notre premier objectif est toujours de vous offrir un soutien lors du processus de recrutement, tout en protégeant et en valorisant vos données personnelles.

4. Utilisation de vos renseignements personnels 

La protection de vos renseignements personnels est primordiale et nous agissons en conformité avec les normes québécoises concernant la protection des données.  La liste ci-dessous présente un résumé des façons dont nous utilisons vos données personnelles :

Évaluation de la demande: nous examinons avec attention votre CV et votre lettre d’accompagnement afin de bien comprendre vos antécédents professionnels, vos qualifications et l’expérience que vous apportez.

Communication de recrutement: ·nous utilisons vos coordonnées afin de simplifier le dialogue de recrutement, allant de la planification des entrevues aux au traitement des questions.

 

Vérifications: les vérifications d’authenticité par l’entremise de la vérification des antécédents et des contacts de référence, aident à valider l’exactitude des renseignements fournis et nous permettent d’obtenir une meilleure compréhension de votre parcours professionnel.

Tenue de dossiers: aux fins de transparence et de référence, nous conservons des dossiers d’activités de recrutement, y compris les notes d’entrevues et les résultats de tests.

Possibilités futures: lorsqu’un poste n’est pas immédiatement disponible et avec votre permission, nous stockons vos données pour des positions futures potentielles qui pourraient correspondent à votre expertise.

 

Conformité juridique: au besoin, vos données nous permettent de satisfaire à nos obligations juridiques, comme les processus de production de rapports ou les vérifications et audits réglementaires.

Utilisation des procédures analytiques et des données: nous pouvons également avoir à nous servir des procédures analytiques et des données afin de mesurer l’efficacité de nos processus de recrutement.

Nous sommes engagés à utiliser tous les renseignements recueillis avec les plus hauts critères éthiques et qui respectent vos droits individuels.

5. Défaut de fournir les renseignements personnels 

Nos pratiques rigoureuses de recrutement reposent en grande partie sur les renseignements fournis par les candidats.  Les candidats qui omettent des renseignements peuvent être exclus du processus de recrutement.

6. Prise de décision automatisée

Nous ne fondons pas de décisions importantes uniquement sur un traitement automatisé.

7. Divulgation et transfert de renseignements personnels

Protéger vos renseignements personnels est une priorité absolue pour MavTek.  Nous vous encourageons à consulter notre Politique de confidentialité complète afin de comprendre la façon dont nous protégeons vos données.  En raison de notre cadre opérationnel mondial, nous collaborons avec des partenaires qui possèdent des serveurs de données au Canada, aux États-Unis et en Union européenne.  Ceci signifie que vos renseignements personnels peuvent être stockés et traités sur des serveurs se trouvant à l’extérieur du Québec.  Dans les cas de transferts de données, nous nous conformons strictement aux règlements de protection des données du Québec et à nos propres normes rigoureuses en matière de confidentialité, afin de veiller à ce que vos renseignements soient gérés en toute sécurité, peu importe où ces renseignements sont traités.   

8. Sécurité des données

MavTek accorde une importance capitale à la sécurité de vos renseignements personnels.  Nous utilisons un ensemble de mesures techniques et organisationnelles sophistiquées, pour nous assurer de la protection de vos données.  L’accès à vos données personnelles est strictement limité : seuls certains membres du personnel, ayant un besoin réel, lié au recrutement du personnel, ont le droit de consulter ou de visionner ces renseignements.  Ces individus suivent des formations régulières relativement au traitement des données et aux pratiques de confidentialité et sont liés par des stricts accords de confidentialité.  De plus, dans le cas peu fréquent et regrettable d’une atteinte à la sécurité, affectant vos données personnelles, MavTek a en place des protocoles permettant d’identifier, de pallier et de corriger rapidement la situation.  Notre engagement envers la transparence signifie que dans le cas où vos données sont compromises, nous vous en informons immédiatement, en précisant la nature de l’atteinte, les données potentiellement touchées et les mesures correctives adoptées afin d’éviter que des incidents similaires ne se reproduisent. 

9. Conservation des renseignements personnels 

MavTek reconnaît l’importance de conserver les données personnelles seulement pour les période de temps justifiées par les besoins commerciaux légitimes et conformément aux exigences juridiques.  Pour les candidats qui n’obtiennent pas un emploi, nous conservons généralement ces données pour une période allant jusqu’à 36 mois, à compter de la date de candidature.  Cette pratique nous permet de prendre en considération des postes potentiels adaptés à ces candidats, pour des emplois futurs, sans les obliger à présenter de nouveau leur candidature en détail.  Pour les personnes qui rejoignent notre personnel, les données recueillies pendant la recrutement est simplifié ; seuls les renseignements essentiels et qui se rapportent directement à l’emploi sont inscrits au dossier officiel de l’employé.  Cette approche établit un équilibre et assure que nous avons en main les données requises pour les questions administratives et juridiques, tout en continuant à donner la priorité au respect de la vie privée des employés. 

10. Vos droits concernant vos renseignements personnels

MavTek reconnaît et respecte vos droits concernant vos données personnelles, tel que prévu par les lois relatives à la protection des données au Québec et par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).  À titre de candidat ou à titre d’employé, vous avez les droits suivants:  

Droits d’accès: droit d’obtenir un aperçu des données personnelles que nous avons en dossier et qui vous concernent.

 

Droit de rectification: droit de remédier à toute divergence dans vos données, vous assurant qu’elles sont actualisées.

Droit d’effacement: sous certaines conditions, vous pouvez demander la suppression des renseignements personnels contenus dans nos systèmes.

Droit d’opposition: doit d’opposer certaines activités de traitement de données spécifiques, si vous avez des inquiétudes.

Droit de restriction: en certaines circonstances, vous pouvez demander de suspendre temporairement le traitement de vos données.

Droit de portabilité des données: droit d’accéder à vos données en un format qui vous permet de les transférer ou de les utiliser, à l’échelle de différents services ou de fournir ces données à une autre entité.

Bien que vous nous donniez votre consentement pour le traitement de vos renseignements personnels lors de votre démarche de candidature, vous rappeler que ce consentement peut être révoqué en tout temps.  Pour toute question relativement aux droits susmentionnés ou si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, prière de communiquer avec nous à privacy@MavTek.com

11. Communiquer avec MavTek relativement à vos données personnelles

Si vous avez des questions, des inquiétudes ou si vous désirez des éclaircissements supplémentaires concernant la façon dont nous gérons vos données personnelles, veuillez communiquer directement avec notre agent de protection des données DPO@mavtek.com.  MavTek est engagé à assurer la transparence et des communications ouvertes avec tous les employés et candidats potentiels.  Pour une compréhension complète de nos pratiques de confidentialité et pour plus de renseignements concernant la façon dont nous traitons les données, nous vous invitons à visiter notre Politique de confidentialité principale disponible à:  https://www.MavTek.com/privacy.

12. Confidentialité des données à l’échelle de tous les emplois

Lors du processus de recrutement, nous recueillons et utilisons des données concernant les candidats, aux fins d’évaluation.  Suite à l’embauche, les individus seront soumis aux politiques internes de confidentialité, qui régissent l’utilisation et le partage des renseignements personnels au sein de l’entreprise et avec certaines entités externes, aux fins de vérifications nécessaires et de conformité juridique, par exemple, les banques, la CNESST et l’équité salariale.  Notre engagement consiste à protéger vos renseignements tout au long de votre séjour avec nous, soit à titre de candidat ou d’employé.     

13. Mises à jour de l’Avis de confidentialité

MavTek se réserve le droit de revoir périodiquement et de modifier le présent Avis de confidentialité.  En cas de changements substantiels, nous vous fournirons une version actualisée visant à vous tenir informé.  De plus, il peut arriver à l’occasion que nous communiquions avec vous, par l’entremise de différents moyens, afin de vous tenir au courant de toute modification significative concernant le traitement de vos renseignements personnels.

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